Gizlilik Politikası

Hesap yönetimi, ürün erişimi, güvenlik, destek ve web sitesi başvuruları bakımından SmartService sözleşme tarafı veri sorumlusu olarak hareket eder. Abone bir işletme kendi müşterileri, cihazları, çalışanları, tedarikçileri veya işlemleri hakkındaki bilgileri girdiğinde işletme genel olarak veri sorumlusudur; SmartService ise hizmet sözleşmesi ve varsa veri işleme sözleşmesi kapsamında işletmenin talimatlarıyla veri işleyen olarak hareket eder.

Ad, e-posta, dil, rol, yetki ve çalışma alanı üyeliği gibi hesap ve profil bilgilerini; kimlik doğrulama ve güvenlik verilerini; müşteri ve tedarikçi iletişim bilgilerini; servis kayıtlarını, cihaz bilgilerini, şikâyetleri, teşhisleri, kilit bilgilerini, fotoğrafları, notları, parçaları, işçiliği, durum ve takip bilgilerini; ürün, stok, satın alma, satış, fatura, gider ve ödeme kayıtlarını; yüklenen belge ve görselleri; destek yazışmalarını; bildirim tercihleri ve şablonlarını; IP adresi, cihaz veya tarayıcı bilgisi, zaman damgaları ve etkinlik kayıtları gibi teknik verileri işleyebiliriz.

Veriler; hesap oluşturan, hizmeti kullanan, içerik yükleyen veya bizimle iletişime geçen kişilerden doğrudan; kendi müşterileri, personeli, tedarikçileri ve faaliyetleri hakkında bilgi giren ya da içe aktaran abone işletmelerden; ayrıca web sitesi veya uygulama kullanılırken oluşan zorunlu kimlik doğrulama, güvenlik, tanılama ve etkinlik kayıtları yoluyla otomatik olarak toplanır.

Kişisel verileri hesap ve çalışma alanı oluşturmak ve yönetmek; servis, müşteri, stok, satın alma, satış, fatura, ödeme, bildirim, raporlama ve destek işlevlerini sunmak; kullanıcıların kimliğini doğrulamak ve yetkileri uygulamak; hizmeti güvenli tutmak, sorun gidermek ve geliştirmek; erişim ve destek iletişimi kurmak; hukuki yükümlülükleri yerine getirmek ve hak tesis etmek veya savunmak için kullanırız. Bağlama ve uygulanacak hukuka göre işleme; sözleşmenin kurulması veya ifası, hukuki yükümlülük, güvenlik ve hizmet işletimi gibi meşru menfaatler ya da gerektiğinde açık rızaya dayanabilir.

SmartService kullanan işletme; sisteme girdiği, içe aktardığı, herkese açık takip üzerinden gösterdiği veya e-posta ya da SMS ile gönderdiği verilerden sorumludur. Gerekli aydınlatmayı yapmalı, uygun hukuki sebebe sahip olmalı, ilgili kişi haklarına uymalı, erişimi doğru yapılandırmalı ve işi için gereksiz bilgileri toplamamalıdır. Kullanıcılar, gerekli ve hukuken izin verilmiş olmadıkça serbest metin alanlarına hassas bilgi yazmamalıdır.

Veriler; ilgili çalışma alanının yetkili kullanıcılarıyla; güvenli herkese açık servis takip bağlantısını kullanan müşteriyle; barındırma, veri tabanı, depolama, kimlik doğrulama, güvenlik, izleme, e-posta ve destek sağlayıcılarıyla; yapılandırılmış e-posta veya SMS sağlayıcılarıyla; isteğe bağlı belge çıkarma, OCR veya yapay zekâ işlevleri etkinse bunların sağlayıcılarıyla; döviz kuru ve diğer entegrasyon sağlayıcılarıyla; profesyonel danışmanlarla ve hukuken zorunlu olduğunda kamu kurumlarıyla paylaşılabilir. Sağlayıcılar verileri yalnızca sözleşmeli hizmetlerini sunmak için kullanmalı ve uygun güvencelere tabi olmalıdır.

Bazı sağlayıcılar verileri toplandığı ülkenin dışında işleyebilir. Uygulanacak hukuk gerektirdiğinde sorumlu kişi, onaylı bir aktarım mekanizması ile uygun sözleşmesel, teknik ve idari güvenceler kullanır. Barındırma bölgesi, alt işleyenler ve aktarım mekanizması ilgili sözleşmede, veri işleme ekinde veya alt işleyen bildiriminde açıklanmalıdır.

Hesap, çalışma alanı, işletme ve destek verileri; hizmeti sunmak, çalışma alanı talimatlarını uygulamak, sözleşmesel ve hukuki yükümlülüklere uymak, güvenliği sağlamak ve uyuşmazlıkları çözmek için gerekli olduğu sürece saklanır. Süre veri türüne ve müşteri yapılandırmasına göre değişir. Korunan cihaz kilidi bilgileri 30 gün sonra sona erecek şekilde tasarlanmıştır. Silinen veriler normal yedekleme döngüsü tamamlanana kadar kısıtlı yedeklerde kalabilir.

Çalışma alanlarının ayrılması, rol tabanlı yetkiler, hassas cihaz kilidi alanlarının korumalı işlenmesi, kimlik doğrulama kontrolleri, kayıt tutma ve sağlayıcı erişiminin sınırlandırılması dahil kişisel verileri korumaya yönelik teknik ve idari tedbirler kullanırız. Hiçbir internet hizmeti tamamen güvenli değildir; çalışma alanı yöneticileri de kimlik bilgilerini korumalı, yalnızca gerekli erişimi vermeli, ekip üyeliklerini incelemeli ve şüpheli kullanımı derhal bildirmelidir.

Herkese açık web sitesi şu anda zorunlu olmayan reklam veya analiz çerezleri kullanmaz. Uygulama; kullanıcı kimliğini doğrulamak, oturumları korumak, dil ve benzeri tercihleri saklamak ve talep edilen işlevleri çalıştırmak için zorunlu oturum çerezleri ile tarayıcı depolamasını kullanır. Zorunlu olmayan analiz veya reklam teknolojileri eklenirse, kullanılmadan önce bu bildirim ve gerekli rıza kontrolleri güncellenecektir.

Uygulanacak hukuka göre; bilgilendirilme, kişisel veriye erişme, düzeltme veya silme isteme, işlemeyi kısıtlama veya itiraz etme, veriyi taşınabilir biçimde alma, önceki hukuka uygun işlemleri etkilemeden rızayı geri çekme ve yetkili veri koruma makamına şikâyet etme haklarına sahip olabilirsiniz. SmartService müşterisi bir işletmenin girdiği veriler için önce o işletmeye başvurun. Hesap, web sitesi veya sağlayıcıyla ilgili talepler için info@smartservice360.com adresine yazın. Talep sonuçlandırılmadan önce kimliğiniz doğrulanabilir.

SmartService işletmelere yönelik bir hizmettir ve çocuklara yönelik değildir. Bir çalışma alanı, meşru bir iş amacı için gerekli, hukuken izin verilmiş ve gereken aydınlatma ya da izin sağlanmış olmadıkça bir çocuğun kişisel verisini girmemelidir.

Hizmet, sağlayıcılar veya hukuki gereklilikler değiştiğinde bu politikayı güncelleyebiliriz. Önemli değişiklikler uygun olduğunda web sitesi, uygulama veya hesap iletişim kişisi üzerinden bildirilir. Gizlilik soruları ve talepleri info@smartservice360.com adresine gönderilebilir. Onaylı sürümde ayrıca sorumlu tüzel kişinin unvanı, posta adresi ve gerekli yerel temsilci veya veri koruma iletişim bilgileri yer almalıdır.