Datenschutzerklärung

Für Kontoverwaltung, Produktzugang, Sicherheit, Support und Website-Anfragen handelt die SmartService-Vertragspartei als Verantwortlicher. Gibt ein abonnierendes Unternehmen Informationen über eigene Kunden, Geräte, Beschäftigte, Lieferanten oder Vorgänge ein, ist dieses Unternehmen im Allgemeinen Verantwortlicher und SmartService verarbeitet die Daten nach seinen Weisungen gemäß Servicevertrag und gegebenenfalls Auftragsverarbeitungsvertrag.

Wir können Konto- und Profildaten wie Name, E-Mail-Adresse, Sprache, Rolle, Berechtigungen und Arbeitsbereichszugehörigkeit verarbeiten; Authentifizierungs- und Sicherheitsdaten; Kontaktdaten von Kunden und Lieferanten; Servicevorgänge, Gerätedaten, Beanstandungen, Diagnosen, Sperrinformationen, Fotos, Notizen, Teile, Arbeitsleistung, Status- und Trackingdaten; Produkt-, Lager-, Einkaufs-, Verkaufs-, Rechnungs-, Ausgaben- und Zahlungsdaten; hochgeladene Dokumente und Bilder; Supportkommunikation; Benachrichtigungseinstellungen und Vorlagen sowie technische Daten wie IP-Adresse, Geräte- oder Browserinformationen, Zeitstempel und Aktivitätsprotokolle.

Daten werden direkt von Personen erhoben, die ein Konto erstellen, den Dienst nutzen, Inhalte hochladen oder uns kontaktieren; von abonnierenden Unternehmen, die Informationen über Kunden, Personal, Lieferanten und Abläufe eingeben oder importieren; sowie automatisch durch notwendige Authentifizierungs-, Sicherheits-, Diagnose- und Aktivitätsprotokolle bei Nutzung der Website oder Anwendung.

Wir verwenden personenbezogene Daten, um Konten und Arbeitsbereiche einzurichten und zu verwalten; Funktionen für Reparatur, Kunden, Bestand, Einkauf, Verkauf, Rechnungen, Zahlungen, Benachrichtigungen, Berichte und Support bereitzustellen; Nutzer zu authentifizieren und Berechtigungen durchzusetzen; den Dienst zu sichern, Fehler zu beheben und zu verbessern; zu Zugang und Support zu kommunizieren; Rechtspflichten zu erfüllen sowie Rechtsansprüche festzustellen oder zu verteidigen. Je nach Kontext und anwendbarem Recht beruht die Verarbeitung auf Vertragserfüllung oder vorvertraglichen Maßnahmen, Rechtspflichten, berechtigten Interessen wie Sicherheit und Dienstbetrieb oder erforderlichenfalls Einwilligung.

Das Unternehmen, das SmartService nutzt, ist für Daten verantwortlich, die es eingibt, importiert, über öffentliches Tracking anzeigt oder per E-Mail beziehungsweise SMS versendet. Es muss erforderliche Informationen bereitstellen, eine Rechtsgrundlage besitzen, Betroffenenrechte beachten, Zugriffe richtig konfigurieren und unnötige Daten vermeiden. Nutzer sollten sensible Angaben nur dann in Freitextfelder eintragen, wenn dies notwendig und rechtlich zulässig ist.

Daten können weitergegeben werden an autorisierte Nutzer des betreffenden Arbeitsbereichs; Kunden mit einem sicheren öffentlichen Service-Tracking-Link; Anbieter für Hosting, Datenbanken, Speicherung, Authentifizierung, Sicherheit, Überwachung, E-Mail und Support; konfigurierte E-Mail- oder SMS-Anbieter; Anbieter für Dokumentenextraktion, OCR oder KI, wenn optionale Funktionen aktiviert sind; Wechselkurs- und Integrationsanbieter; professionelle Berater und Behörden, wenn eine Offenlegung gesetzlich vorgeschrieben ist. Anbieter dürfen Daten nur zur vertraglichen Leistungserbringung nutzen und müssen angemessenen Schutzvorgaben unterliegen.

Einige Anbieter können Daten außerhalb des Erhebungslandes verarbeiten. Soweit das anwendbare Recht dies verlangt, verwendet die verantwortliche Stelle ein anerkanntes Übermittlungsinstrument sowie geeignete vertragliche, technische und organisatorische Schutzmaßnahmen. Hostingregion, Unterauftragsverarbeiter und Übermittlungsmechanismus sollten im jeweiligen Vertrag, Auftragsverarbeitungsnachtrag oder Unterauftragsverarbeiterhinweis genannt werden.

Konto-, Arbeitsbereichs-, Geschäfts- und Supportdaten werden nur so lange aufbewahrt, wie dies zur Leistungserbringung, Befolgung von Kundenweisungen, Erfüllung vertraglicher und gesetzlicher Pflichten, Gewährleistung der Sicherheit und Klärung von Streitfällen erforderlich ist. Die Dauer hängt von Datenart und Kundenkonfiguration ab. Geschützte Geräte-Sperrdaten sind so ausgelegt, dass sie nach 30 Tagen ablaufen. Gelöschte Daten können bis zur regulären Rotation in eingeschränkten Sicherungen verbleiben.

Wir verwenden technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten, darunter Trennung der Arbeitsbereiche, rollenbasierte Berechtigungen, geschützte Verarbeitung sensibler Geräte-Sperrfelder, Authentifizierungskontrollen, Protokollierung und beschränkter Anbieterzugriff. Kein Internetdienst ist vollständig sicher; Administratoren müssen auch Zugangsdaten schützen, nur notwendige Rechte vergeben, Teammitgliedschaften prüfen und mutmaßlichen Missbrauch unverzüglich melden.

Die öffentliche Website verwendet derzeit keine nicht notwendigen Werbe- oder Analyse-Cookies. Die Anwendung nutzt notwendige Sitzungscookies und Browserspeicher, um Nutzer zu authentifizieren, Sitzungen zu schützen, Sprache oder ähnliche Einstellungen zu speichern und angeforderte Funktionen bereitzustellen. Werden nicht notwendige Analyse- oder Werbetechnologien eingeführt, werden diese Erklärung und erforderliche Einwilligungssteuerungen vor ihrer Nutzung aktualisiert.

Je nach anwendbarem Recht können Sie unter anderem das Recht auf Information, Auskunft, Berichtigung oder Löschung, Einschränkung oder Widerspruch, Datenübertragbarkeit, Widerruf einer Einwilligung ohne Auswirkung auf frühere rechtmäßige Verarbeitung und Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzbehörde haben. Bei Daten, die ein SmartService-Geschäftskunde eingegeben hat, wenden Sie sich zuerst an dieses Unternehmen. Für Konto-, Website- oder Anbieteranfragen schreiben Sie an info@smartservice360.com. Vor Erfüllung einer Anfrage kann eine Identitätsprüfung nötig sein.

SmartService ist ein Unternehmensdienst und richtet sich nicht an Kinder. Ein Arbeitsbereich darf personenbezogene Daten eines Kindes nur eingeben, wenn dies für einen legitimen Geschäftszweck erforderlich, gesetzlich erlaubt und von jeder vorgeschriebenen Information oder Genehmigung begleitet ist.

Wir können diese Erklärung aktualisieren, wenn sich der Dienst, Anbieter oder rechtliche Anforderungen ändern. Wesentliche Änderungen werden gegebenenfalls über Website, Anwendung oder Kontokontakt mitgeteilt. Datenschutzfragen und Anträge können an info@smartservice360.com gesendet werden. Die freigegebene Fassung muss außerdem Name und Postanschrift der verantwortlichen Rechtsperson sowie gegebenenfalls lokale Vertreter- oder Datenschutzkontaktdaten enthalten.