So funktioniert’s
Ein System von der Theke bis ins Lager
Eine Reparatur, ein Thekenverkauf und eine Lieferantenlieferung landen im selben Arbeitsbereich. Kunden, Bestand und Geld werden einmal erfasst, und jedes Modul liest dieselben Daten.
01Ein Tag in einem Arbeitsbereich
Drei Abläufe, ein Datenbestand
Eine Lieferantenlieferung, eine Reparatur und ein Thekenverkauf an einem gewöhnlichen Tag. Alle schreiben in dieselben Kunden, Bestände und Gelder.
- 01
Eine Lieferung kommt an
Die Lieferantenrechnung wird hochgeladen, ihre Positionen werden ausgelesen und vom Team geprüft, und die Buchung legt sechs Displays ins Regal.
- 02
Ein Handy wird angenommen
Der Kunde checkt per QR-Code auf dem eigenen Handy ein. Sein Datensatz entsteht einmal, und jedes Modul nutzt ihn.
- 03
Ein Teil verlässt das Regal
Der Techniker fügt der Reparatur ein Display hinzu, und es wird an dem Regal ausgebucht, aus dem es stammt.
- 04
Ein Thekenverkauf
An der Kasse wird ein Ladegerät gescannt. Der Bestand sinkt und die Zahlung wird in der Kasse erfasst.
- 05
Die Reparatur wird bezahlt
Die fertige Reparatur wird zur Servicerechnung. Der Kunde zahlt mit Karte, und das Geld wird auf dem Bankkonto erfasst.
- 06
Ein Bild des Tages
Kunden, Bestand und Geld wurden im Laufe des Tages aktualisiert: Die Berichte lesen dieselben Daten, und nichts muss übertragen werden.
02Eine Reparatur von Anfang bis Ende
Fünf Phasen einer Reparatur
Derselbe Servicevorgang wandert von der Theke zur Werkbank und zurück. Niemand tippt etwas doppelt ab.
01Phase 1
Gerät annehmen
An der Theke oder per QR-Selbst-Check-in auf dem Handy des Kunden.
- Kunden per Telefonnummer in jedem Format finden oder direkt neu anlegen.
- Marke, Serie und Modell aus dem Gerätekatalog wählen und IMEI oder Seriennummer erfassen.
- Fehler, Zustandsfotos und weitere Geräte zum selben Vorgang hinzufügen.
- Anzahlung kassieren und Beleg sowie QR-Etikett drucken.
02Phase 2
Zuweisen und diagnostizieren
Der Auftrag erscheint in der Warteschlange des Technikers, als Tabelle oder Kanban-Board.
- Gerät einem Techniker zuweisen.
- Von Angenommen auf In Bearbeitung setzen oder auf Wartet auf Teil, solange ein Teil bestellt ist.
- Diagnosenotizen und Fotos zum Vorgang hinzufügen.
- Arbeitsleistung aus Ihren eigenen Leistungsdefinitionen hinzufügen.
03Phase 3
Teile aus dem Bestand verwenden
Teile werden aus dem Regal entnommen, in dem sie lagern.
- Teil nach Name oder Barcode suchen.
- Sehen, in welchem Lager, Regal und Lagerplatz es liegt.
- Der Bestand an diesem Lagerplatz sinkt, und die Bewegung wird protokolliert.
- Eine Warnung bei kritischem Bestand erscheint, wenn die Menge unter Ihren Schwellenwert fällt.
04Phase 4
Kunden auf dem Laufenden halten
Statuswechsel können eine E-Mail oder SMS aus Ihren Vorlagen auslösen.
- Die Nachricht enthält einen sicheren Tracking-Link, der auch als QR-Code auf dem Beleg steht.
- Die Tracking-Seite zeigt den Status pro Gerät: Angenommen, In Bearbeitung, Wartet auf Teil, Abgeschlossen oder Übergeben.
- Außerdem zeigt sie die voraussichtliche Übergabe, die geleistete Anzahlung und den Restbetrag.
- Sie können den Link jederzeit erneuern oder widerrufen.
05Phase 5
Abrechnen und übergeben
Restbetrag begleichen und Gerät als übergeben markieren.
- Status auf Abgeschlossen setzen, wenn das Gerät abholbereit ist.
- Vorgang in eine Servicerechnung umwandeln; die Anzahlung ist bereits darauf.
- Restbetrag mit einer Zahlungsart kassieren oder auf mehrere aufteilen.
- Gerät als Übergeben markieren.
03Erste Schritte
Von der Anmeldung zum ersten Tag
Was es braucht, um einen Betrieb auf SmartService 360 umzustellen.
- 1
Arbeitsbereich anlegen
Melden Sie sich in vier kurzen Schritten an. Jeder neue Arbeitsbereich wird vor dem Start freigegeben.
- 2
Daten übernehmen
Importieren Sie Kunden, Produkte und Bestände aus Ihrem bisherigen System. Jede Datei wird vorher analysiert und geprüft, und ein erneuter Import erzeugt keine Dubletten.
- 3
Theke einrichten
Hinterlegen Sie Branding, Nummernkreise, Anzahlungsregeln und Rechtstexte, gestalten Sie Belege und Etiketten und wählen Sie für jeden Arbeitsplatz einen Drucker.
- 4
Team einladen
Laden Sie Ihr Team ein und geben Sie jedem eine Rolle, die festlegt, welche Module verwaltet oder nur gelesen werden dürfen.
- 5
Türen öffnen
Nehmen Sie das erste Gerät an, buchen Sie den ersten Verkauf und den ersten Wareneingang, alles im selben Arbeitsbereich.
04Was alles verbindet
Einmal erfasst, überall genutzt
Kunden
Ein Kundendatensatz enthält Geräte, Reparaturen, Verkäufe, Rechnungen und Saldo.
Bestand
Reparaturen, Verkäufe und Lieferungen bewegen denselben Bestand – pro Lager, Regal und Lagerplatz.
Geld
Anzahlungen, Verkäufe und Lieferantenrechnungen werden als Finanzbewegungen auf Ihren Kassen, Bankkonten und Kontokorrenten erfasst.
Personen
Rollen legen fest, wer welches Modul sehen oder verwalten darf, und das Aktivitätsprotokoll hält fest, wer was getan hat.
Gehen Sie mit uns einen Tag in Ihrem Betrieb durch
Buchen Sie eine Demo, und wir spielen eine Reparatur, einen Verkauf und eine Lieferung so durch, wie Ihr Betrieb sie abwickelt.