Fonctionnement
Un seul système, du comptoir à la réserve
Une réparation, une vente au comptoir et une livraison fournisseur arrivent toutes dans le même espace de travail. Clients, stock et argent sont saisis une seule fois et chaque module lit les mêmes données.
01Une journée dans un seul espace
Trois flux, un seul jeu de données
Une livraison fournisseur, une réparation et une vente au comptoir au fil d’une journée ordinaire. Chacune écrit dans les mêmes clients, stock et argent.
- 01
Une livraison arrive
La facture du fournisseur est importée, ses lignes sont extraites puis vérifiées par l’équipe, et sa comptabilisation met six écrans en rayon.
- 02
Un téléphone est pris en charge
Le client s’enregistre par QR code sur son propre téléphone. Sa fiche est créée une fois et tous les modules l’utilisent.
- 03
Une pièce quitte l’étagère
Le technicien ajoute un écran à la réparation, qui sort du stock à l’étagère d’où il a été pris.
- 04
Une vente au comptoir
Un chargeur est scanné en caisse. Le stock baisse et le paiement est enregistré dans la caisse.
- 05
La réparation est payée
La réparation terminée devient une facture de service. Le client paie par carte et l’argent est enregistré sur le compte bancaire.
- 06
Une image de la journée
Clients, stock et argent ont été mis à jour au fil de la journée : les rapports lisent les mêmes données et rien n’est à recopier.
02Une réparation, du début à la fin
Les cinq étapes d’une réparation
Le même dossier de service passe du comptoir à l’atelier, puis revient. Personne ne ressaisit quoi que ce soit.
01Étape 1
Prendre en charge l’appareil
Au comptoir, ou sur le téléphone du client grâce à l’auto-enregistrement par QR code.
- Retrouvez le client par son numéro de téléphone, quel que soit le format, ou créez-le sur-le-champ.
- Choisissez la marque, la série et le modèle dans le catalogue d’appareils et enregistrez l’IMEI ou le numéro de série.
- Ajoutez la panne, les photos de l’état et d’éventuels autres appareils au même dossier.
- Encaissez un acompte et imprimez le reçu et une étiquette QR.
02Étape 2
Affecter et diagnostiquer
La réparation apparaît dans la file du technicien, en tableau ou en Kanban.
- Affectez l’appareil à un technicien.
- Faites-le passer de Reçu à En cours, ou à En attente de pièce lorsqu’une pièce est commandée.
- Ajoutez des notes de diagnostic et des photos au dossier.
- Ajoutez la main-d’œuvre à partir de vos propres définitions.
03Étape 3
Utiliser des pièces du stock
Les pièces sont prises sur l’étagère où elles ont été rangées.
- Recherchez la pièce par son nom ou son code-barres.
- Voyez dans quel entrepôt, sur quelle étagère et à quel emplacement elle se trouve.
- Le stock diminue à cet emplacement et le mouvement est enregistré.
- Une alerte de stock critique s’affiche lorsque la quantité passe sous votre seuil.
04Étape 4
Tenir le client informé
Les changements de statut peuvent envoyer un e-mail ou un SMS à partir de vos modèles.
- Le message contient un lien de suivi sécurisé, également imprimé en QR code sur le reçu.
- La page de suivi affiche le statut de chaque appareil : Reçu, En cours, En attente de pièce, Terminé ou Remis au client.
- Elle affiche aussi la date de remise estimée, l’acompte versé et le solde restant.
- Vous pouvez renouveler ou révoquer le lien à tout moment.
05Étape 5
Facturer et remettre
Réglez le solde et marquez l’appareil comme remis.
- Passez le statut à Terminé lorsque l’appareil est prêt à être récupéré.
- Convertissez le dossier en facture de service ; l’acompte y figure déjà.
- Encaissez le solde restant avec un seul moyen de paiement ou fractionnez-le entre plusieurs.
- Marquez l’appareil comme Remis au client.
03Pour commencer
De l’inscription au premier jour
Ce qu’il faut pour passer un commerce sur SmartService 360.
- 1
Créez votre espace
Inscrivez-vous en quatre étapes courtes. Chaque nouvel espace est validé avant sa mise en service.
- 2
Importez vos données
Importez clients, produits et stock depuis votre ancien système. Chaque fichier est analysé et validé avant l’exécution, et réimporter ne crée pas de doublons.
- 3
Préparez le comptoir
Ajoutez votre identité, la numérotation, les règles d’acompte et les mentions légales, concevez tickets et étiquettes, et choisissez une imprimante par poste.
- 4
Invitez votre équipe
Invitez vos collaborateurs et donnez à chacun un rôle qui définit les modules qu’il peut gérer ou seulement consulter.
- 5
Ouvrez les portes
Prenez en charge le premier appareil, encaissez la première vente et réceptionnez la première livraison, dans le même espace.
04Ce qui les relie
Saisi une fois, utilisé partout
Clients
Une seule fiche client regroupe ses appareils, réparations, ventes, factures et son solde.
Stock
Réparations, ventes et livraisons font toutes bouger le même stock, par entrepôt, étagère et emplacement.
Argent
Acomptes, ventes et factures fournisseurs sont enregistrés comme mouvements financiers sur vos caisses, comptes bancaires et comptes courants.
Équipe
Les rôles déterminent qui peut consulter ou gérer chaque module, et le journal d’activité indique qui a fait quoi.
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